Ako pracujeme
Štruktúrovaný prístup k organizácii každého podujatia, bez výnimky.
Od prvého kontaktu po záverečnú správu
Každá konferencia alebo seminár prechádza rovnakými fázami, prispôsobenými konkrétnym požiadavkám.
Úvodný briefing a analýza požiadaviek
Stretnutie alebo online hovor, kde zisťujeme ciele podujatia, cieľovú skupinu, očakávaný počet účastníkov, termín a predbežný rozpočet. Kladieme otázky, ktoré klienti niekedy sami nezdôraznia - formát prezentácií, potreba tlmočenia, dress code, parkovacie kapacity.
Výstupom je písomné zhrnutie požiadaviek, ktoré klient potvrdí. Slúži ako referenčný bod počas celého projektu.
Návrh konceptu a výber dodávateľov
Na základe briefingu predkladáme výber priestorov s popisom výhod a nevýhod každej možnosti. Súčasne navrhujeme technické riešenia, cateringové koncepty a registračný systém.
Klient dostáva konkrétne informácie, nie len zoznam možností. Vysvetľujeme, prečo odporúčame konkrétnu voľbu - a rovnako úprimne upozorňujeme na potenciálne komplikácie.
Plánovanie a zmluvné zabezpečenie
Po schválení konceptu pripravíme detailný harmonogram projektu s míľnikmi, termínmi a zodpovednými osobami. Uzatvárame zmluvy s priestorom, cateringovým partnerom a technickými dodávateľmi.
Otvárame registračný systém a koordinujeme distribúciu pozvánok, ak o to klient požiada.
Príprava a kontroly pred podujatím
Týždeň pred podujatím prebehne technická obhliadka priestoru. Overujeme funkčnosť AV techniky, rozmiestnenie stolov, catering flow a registračné stanoviská.
Finalizujeme zoznam registrovaných účastníkov, tlačíme menovky a pripravujeme materiály. Deň vopred prebehne záverečný briefing s celým realizačným tímom.
Realizácia podujatia
V deň podujatia sme na mieste skoro ráno. Dohliadame na inštaláciu techniky, nastavenie priestoru a prípravu cateringu. Počas celého podujatia je k dispozícii náš projektový manažér, ktorý koordinuje všetky prebiehajúce procesy.
Riešime aj neočakávané situácie - technické výpadky, zmeny v programe, kapacitné výkyvy. Klient sa môže sústrediť na obsah, nie na logistiku.
Vyhodnotenie a záverečná správa
Ihneď po skončení distribuujeme digitálny prieskum spokojnosti účastníkom. Do piatich pracovných dní doručíme záverečnú správu s dátami o účasti, výsledkami prieskumu a odporúčaniami pre ďalšie podujatia.
Záverečná správa obsahuje aj zoznam dodávateľov s hodnotením, čo uľahčuje rozhodovanie pri plánovaní ďalšieho ročníka.
S čím máme skúsenosti
Výročné konferencie
Jednodenné alebo viacdňové podujatia pre väčší počet účastníkov s plným programom, workshopmi a sieťovacími aktivitami.
Odborné semináre a školenia
Intenzívne vzdelávacie podujatia s dôrazom na interakciu účastníkov, praktické cvičenia a výstupy.
Hybridné podujatia
Konferencie kombinujúce fyzickú prítomnosť s online participáciou vzdialených účastníkov prostredníctvom živého prenosu.
Chcete vedieť viac o spolupráci?
Popíšte nám vaše podujatie a dohodnuté ďalší postup.